اولین اقدامی که یک سازمان باید انجام بدهد، این است که گواهینامه مورد نیاز سازمان خود یا محصول خود را شناسایی کند. سازمان یا مدیر سازمان باید بداند چه گواهی نامه ای برای سازمان مفید و کاربردی است. شناسایی این موضوع را می توان از طریق جستجو یا کسب آگاهی در خصوص استانداردهای ایزو شروع کرد. به عنوان مثال استاندارد ایزو ۹۰۰۱، استاندارد سیستم مدیریت کیفیت است که برای تمام سازمان ها کاربرد دارد و همچنین برای خیلی از سازمان ها به عنوان یک استاندارد الزام از جانب مشتری تعریف شده است و یا استاندارد ایزو ۲۲۰۰۰، استاندارد صنایع غذایی است و برای شرکت هایی که در حوزه زنجیره غذا فعالیت می کنند کاربرد دارد و قابل پیاده سازی است.
برای این سازمان ها شناسایی نوع استاندارد و گواهینامه بسیار ساده است، چرا که از جانب مشتری این استاندارد به آنها معرفی می شود. به عنوان مثال شرکت هایی که برای خودروسازهای کشور یعنی ایران خودرو و سایپا کار می کنند، ملزم به دریافت استاندارد IATF ۱۶۹۴۹ هستند،
شناسایی مشاور یا مشاوران کار کشته و حرفه ای برای پیاده سازی استاندارد ایزو در بیشتر مواقع، شما نیازمند فردی هستید که در حوزه پیاده سازی این استانداردها توانمند است و می تواند در کوتاه ترین زمان ممکن الزامات استاندارد را در سازمان شما پیاده سازی کند. البته برخی از سازمان ها به واسطه داشتن نیروهای انسانی توانمند و آموزش دیده، می توانند خودشان اقدام به پیاده سازی استاندارد ایزو بکنند و نیازی به مشاوره گرفتن از فرد یا شرکت بیرونی ندارند، البته تعداد این شرکت ها بسیار اندک است و تقریبا تمام شرکت ها چه کوچک و چه بزرگ ترجیح می دهند برای پیاده سازی سریع و راحت استانداردهای ایزو از یک مشاور حرفه ای کمک بگیرند. اگر در زمره شرکت هایی هستید که فرد آموزش دیده و فرد حرفه ای در این حوزه درون شرکت شما وجود دارد تنها لازم است این فرد آموزش های لازم در خصوص آخرین ورژن استاندارد مورد نظر شما دریافت کند.
اما در حالت عمومی و زمانی که نیاز به مشاوره است، نکاتی را برای شناسایی مشاور حرفه ای و آشنا به این حوزه باید بدانید. مشاوران و سازمان های حرفه ای در زمینه مشاوره و استقرار استانداردهای ایزو، معمولا رزومه های قوی دارند و با شرکت های معتبر گواهینامه دهنده نیز همکاری می کند. شما می توانید با یک جستجوی ساده در فضای وب با بسیاری از مشاوران و شرکت های مشاوره در حوزه پیاده سازی استاندارد های ایزو آشنا شوید و رزومه آنها را مطالعه کنید. شرکت های قوی به شما پروپوزال و پیشنهاد پروژه قابل قبولی را ارائه می کنند و همچنین رزومه آنها در رزومه های موفق و رزومه های خوبی است، به عنوان مثال در رزومه شرکت ها می توانید عناوین شرکت ها و مشتریانی را ببینید که شرکت های بزرگ و معتبر هستند. پس یکی از مواردی که می تواند به شما در شناسایی و انتخاب مشاوره با صلاحیت کمک کند، بررسی رزومه آن فرد یا سازمان و وجود داشتن شرکت های معتبر و بزرگ در آن رزومه است. پیشنهاد می کنیم جهت اطمینان، با چند شرکت اشاره شده در رزومه تماس بگیرید و از آنها هم استعلام کنید.
نکته مهم دیگر در انتخاب مشاور این است که بسیاری از شرکت ها سراغ ارزانترین مشاوره ها می روند این یک اشتباه بزرگ محسوب می شود، چرا که خیلی اوقات دیده می شود سازمانی از یک مشاور بسیار ارزان قیمت کمک گرفته و حتی موفق به دریافت گواهینامه هم شده است، اما این گواهینامه معمولا از یک شرکت بی نام و نشان است که این مشاور به آنها معرفی کرده و زمانی که قرار است از این گواهینامه برای امور و کارهای بین المللی و یا حتی ارائه به مشتریان داخلی استفاده شود، آن سازمان ها متوجه می شوند این گواهینامه هیچ ارزشی نداشته است
حتی اگر این شرکت ها مورد ممیزی از جانب مشتری قرار بگیرند هیچ امتیازی را کسب نمی کنند، چرا که مشاورینی که با قیمت بسیار پایین به شما پیشنهاد پیاده سازی استاندارد ایزو را ارائه می کنند، نمی تواند تمام الزامات را به خوبی در سازمان شما پیاده سازی کنند. لذا از مشاورینی استفاده و کمک بگیرید که رزومه عالی دارند و می توانند در این حوزه به شما کمک کند.
مورد نظر شماست. در این مرحله مشاور سازمان یا فردی که به امور پیاده سازی و اجرای این استانداردها آشنا است، به شما کمک می کند تا الزامات در سازمان پیاده سازی و اجرا شود. معمولا مراحل کار بدین صورت است که دستورالعمل ها روش های اجرایی و فرم ها در سازمان تدوین می شوند و به تایید مدیریت و مدیران واحدها می رسد. پس از تهیه و تایید روش های اجرایی هر واحد و یا مسئول هر فرآیند بایستی اقدام به پر کردن فرم ها و تهیه سوابق مربوط به واحد خود کند و سوابق تهیه شده نگهداری می شود.
این مرحله ممکن است چندین ماه طول بکشد و زمان این مرحله بسته به ابعاد سازمان و پیچیدگی سازمان ممکن است کاملا متفاوت باشد. پس از پیاده سازی و اجرای مستندات در سازمان، لازم است یک ممیزی داخلی و همچنین یک جلسه بازنگری مدیریت در سازمان انجام شود. این ممیزی داخلی معمولاً در مرحله اولیه در زمان پیاده سازی توسط مشاوره انجام می شود.
اما در مراحل بعدی و سال های آینده این ممیزی داخلی معمولا توسط کارشناسان سازمان و افرادی که آموزش ممیزی داخلی دیدند صورت می گیرد.
جلسه بازنگری مدیریت نیز یک جلسه ای است که در آن مراحل پیاده سازی و اقدامات انجام شده در حوزه سیستم مدیریت کیفیت بررسی می شود و به صورت گزارش به مدیر ارشد ارائه می گردد و مدیر ارشد دستورات لازم جهت تغییرات مختلف در سازمان را ارائه می کند. ممیزی داخلی و جلسه بازنگری مدیریت معمولا هر ۶ ماه یکبار در سازمان ها اجرا می شود.
.svg){kind=icon}
